Ако сте самонает, вие трябва да пазите бизнес документацията си, като например сметки, бележки за платен данък и други документи, които са пряко свързани с вашите приходи и разходи. Те ще са ви необходими, за да попълните коректно вашата данъчна декларация и за да отговорите на всеки въпрос, който от HMRC ви зададат относно вече подадена декларация.
Трябва да пазите бизнес документацията си по-дълго време и разделена от личната такава. В повечето случаи е добре даже да имате отделна банкова сметка за бизнеса, който ръководите.
Ако сега тепърва започвате и се питате какво трябва да пазите, тази статия ще е полезна за вас.
Пазене на документи – кратък преглед
Пазенето на валидни и точни документи още от началото е много важно за вашия бизнес. Така много по-лесно ще подадете данъчната си декларация. Добре водена документация спомага за точното изчисляване на разходите. Ако не пазите съответната документация и не попълните данъчната си декларация правилно и навреме, ще се наложи да платите глоба.
Какви документи трябва да пазя?
Всякаква документация от типа на:
– Касови книги
– Фактури
– Фактури за гориво на служебен автомобил
– Банкови извлечения
– Касови бележки
– P60 сертификат, ако също така работите и по трудов договор
Как да ги пазя?
Или на хартиен носител или на компютър.
Колко дълго да ги пазя?
Като правило, трябва да ги пазите минимум 6 години.
Основни документи които трябва да пазите
Трябва да пазите документите, за да може да попълните декларацията си възможно най-точно и пълно.
Вашата основна бизнес документация трябва да съдържа:
– Документи за всички ваши продажби и вземания
– Документи за всички ваши разходи и поръчки
Вие или вашият счетоводител, ако имате такъв, използва тези основни документи, за да изчисли приходите и разходите ви. Това показва дали сте на печалба или загуба. Колкото по-детайлна документация водите, толкова по-добре.
Работа в строителната индустрия
Ако работите в строителната сфера, трябва да пазите документи за всички ваши приходи и разноски, независимо дали ви се плаща бруто или имате данъчни удръжки. Ако имате удръжки, трябва да пазите разписката си за получено плащане и ако удръжката е с висок процент – номера за потвърждение (verification number). Те ще ви трябват за попълването на данъчна декларация на приходите и разходите ви, за да ви се възстановят надплатените данъци.
Други документи които може да ви се наложи да съхраните
Видовете бизнес са различни за това може да има и други документи, които вие да трябва да съхранявате. Ето и някои примери за такива:
– Касова книга
– Касова книга за дребни суми
– Счетоводна книга за покупко-продажби
– Книга за заплатите
– Фактури и касови бонове, издадени и получени
– Електронни бележки за продажби или касови бонове
– Детайли за лизинги
– Детайли за частни пари вмъкнати в бизнеса
– И още други документи според бизнеса който ръководите
Всичката тази документация може да ви бъде полезна при попълване на декларацията за приходи и разходи или при отговор на въпрос изискан от HMRC.
Документацията трябва да се съхранява поне 6 години, като е препоръчително да я запазите и за по-дълго в случай, че от HMRC започне проверка.
Документация, свързана както с бизнес така и с лична употреба
Препоръчително е да държите вашите документи за бизнес отделно с личните такива, за да знаете кои точно са свързани с вашия бизнес.
Продажби или приходи
Често се допускат грешки при документиране на продажби когато:
– Когато пазарувате стока за лична или семейна употреба
– Когато предоставяте услуги на други хора които в замяна предоставят на вас услуги – бартерна транзакция
Дори и да не документирате тези транзакции чрез касови бележки, вие все пак трябва да ги отбележите. Трябва да запишете взетите или предложени стоки или услуги на тяхната нормална цена и вашите бизнес печалби трябва да бъдат изчислени използвайки тази стойност.
Разходи
Ако използвате активите си за бизнес и лични разходи, то тогава вие трябва да пазите достатъчно бележки за да може да прецените кои разходи са свързани с бизнеса ви и кои са за лична употреба.
Ако имате един автомобил като личен и служебен, обикновено просто трябва да водите бележки за изминатото разстояние по работа и за лични цели и после да разделите цената на горивото според изминатото.
Ако се занимавате с повече от един бизнес
Ако имате повече от един бизнес или предмет на дейност като самонает, тогава трябва да си водите разделена документация за всеки от тях и да попълните в декларацията си допълнителните страници – SA103S, ако вашият оборот е до 73,000GBP или SA103F, ако е над 73,000GBP за всеки един от тях.
Колко време трябва да съхранявате документацията си
Обикновено трябва да пазите документите си поне 5 години след подаване. Но ако сте се забавили и сте изпуснали крайния срок, може да се наложи да ги запазите и за по-дълъг период.
Ако започнe данъчна проверка
Може да се наложи да съхранявате документацията си за по-дълго, ако започне данъчна проверка. В такъв случай, трябва да пазите документите си, докато HMRC не ви известят, че са приключили проверката.
Ако изгубите или унищожите документацията си
Ако не можете да замените документацията си при загуба или унищожение, трябва да уведомите HMRC и да се опитате да преиздадете съответните документи.