Когато работите като самонаети, т.е. ръководите собствен бизнес, трябва да пазите всички касови бележки и фактури за служебните си разходи, ако искате след това да ви се приспаднат от данъците. Но задължително ли е те да бъдат на хартиен носител или от Агенция „Приходи и митници“ (HMRC) ще ги приемат и в случаите, когато са сканирани на компютър, т.е. вече са в дигитален формат?
Всъщност отговорът на този въпрос е „да“ – от HMRC ще приемат сканирани бележки и фактури като доказателство за служебните ви разходи. Въпреки това има някои изключения и детайли, с които трябва да сте наясно.
Изключения
Документите за данъци, които не са свързани с ДДС (VAT), например сертификати за банкови лихви, ваучери за дивиденти и т.н., трябва да се пазят в оригиналния си вид. Това значи, че ако сте ги получили на хартиен носител, трябва да ги запазите и съответно представите в този им вид.
Ако обаче тези документи са ви изпратени по електронен път, например на имейл, можете да запазите файла и в последствие да го използвате, но без да сменявате формата му.
Пример – получавате ваучер за дивиденти на електронната си поща във формат „.pdf“ и искате да го запазите и използвате. В такъв случай просто го записвате на компютъра си, без да го редактирате или презаписвате в друг формат като „.doc”, “.img” и т.н.
Не забравяйте да сканирате и гърба на документите
Ако възнамерявате да сканирате касова бележка, фактура или друг документ, на който отзад също има информация, не забравяйте да сканирате и гърба. След това именувайте файловете, за да знаете, че и двата са от един и същ документ.
Организирайте сканираните документи
Ако нямате много служебни разходи през данъчната година, тогава може да се разминете и без сериозна организация на сканираните документи, но в останалите случаи тя е задължителна.
Едва ли бихте искали всички файлове да се записват на едно място и накрая да не можете да откриете тези, които ви трябват. За да избегнете подобен проблем просто организирайте документите си в папки, все едно са на хартиен носител.
Направете си основна папка за финансовата година, а в нея направете подпапки за всеки месец, в които пазите сканираните документи. Ако въпреки това файловете пак са много и смятате, че не са достатъчно добре организирани, направете още подпапки в тези за месеците за всяка фирма, с която работите.
Винаги пазете резервни копия
Когато пазите документите си на компютър винаги има риск те да изчезнат поради повреда, вирус и ред други причини. Освен това от HMRC изискват самонаетите лица да пазят документацията си с години, затова трябва да сте подсигурени.
Винаги пазете резервни копия на документите си. За целта можете да използвате записваеми дискове, флаш памети, външни твърди дискове или облачни услуги, като за максимална сигурност е най-добре да се спрете на няколко варианта, а не само един.
Ако нямате скенер – използвайте смартфон или фотоапарат
И като за финал – ако нямате скенер, най-добре е да си купите, но ако към момента нямате подобна възможност, можете да използвате смартфона си или дигитален фотоапарат, за да „сканирате“ или по-точно снимате и прехвърлите документите си в дигитален формат. Все пак се постарайте снимката да е добра и всичко да е ясно видимо и четливо.