Навремето беше общоприето, когато някой ръководи малък бизнес и има нужда от счетоводен софтуер, да заложи на някоя от двете програми – Sage или QuickBooks. Сега нещата стоят по друг начин, защото има разработени много съвременни и полезни програми, до които можете да получите лесен достъп с изтегляне и локална инсталация на компютъра ви – или директно от интернет браузъра си.
За повечето от нас счетоводният софтуер вероятно звучи като нещо скучно и глупаво, освен ако не работим като счетоводители, но той може улесни всеки самонает, който ръководи малък бизнес или работи на свободна практика. Чрез него следим къде отиват парите ни, подреждаме издадените фактури, проверяваме как се движат приходите и разходите, следим данъците си и др.
В големите компании финансовият директор се счита за един от най-важните хора. Ако вашият бизнес не е толкова голям, че да имате нужда от финансов директор, та дори и счетоводител, можете да се опитате да водите и сами счетоводството си. За тази цел ще трябва да отделите малко време върху това да проучите кой е най-удачният счетоводен софтуер за целите и нуждите ви.
Важно е да запомните, че няма нужда да водите сами счетоводството си, ако смятате, че не можете да се справите с това. Има хора, които предпочитат да се оправят с цифрите сами, но за други професионалната помощ е по-добрият вариант, особено като имаме предвид и попълването на годишната данъчна декларация, затова ако смятате, че ще бъде по-добре за вас и бизнеса ви, спокойно се обърнете към счетоводител.
Можете да останете и в средата между двата избора – да си намерите счетоводен софтуер и сами да оправяте счетоводството си, а когато имате нужда от помощ или професионален съвет, да се обръщате към счетоводител.
Каквото и да бъде решението ви, счетоводният софтуер помага да държите всичката си бизнес информация на едно място, по подреден и достъпен начин.
Много програми позволяват достъп до информацията и за трети лица, т.е. винаги можете да накарате счетоводител да я погледне, ако имате нужда от помощ.
Различните счетоводни програми подхождат на нуждите на различните хора, затова в тази статия ще ви представим някои от най-добрите, а на коя ще се спрете – избирате вие.
Какво трябва да знаете за счетоводния софтуер
Задачите на счетоводните програми са да следят приходите и разходите и да дават информация на собственика на бизнеса как се развива неговата инициатива. Детайлите в софтуера са достатъчни, за да послужат и пред данъчните служби.
При най-опростените бизнес структури, бърз поглед върху банковия баланс може да бъде достатъчен, за да се разбере как вървят финансите на един бизнес, но когато нещата се случват по-бързо – тук на помощ идва счетоводния софтуер.
Компютъризираната счетоводна система може да бъде сложна за някои хора, а поддържането й може да отнема доста време, което някои хора нямат.
Добре познатото ни класическо водене на счетоводство разчита на хартиени носители и дебели книги. При компютъризираното има два вида софтуер – настолен и облачен. Настолният представлява програма, която се изтегляна даден компютър, инсталира се и се ползва само на него. При облачния е достатъчно само да имате връзка с интернет и да го отворите през уеб браузъра си, като имате достъп от всякъде, където има интернет.
Цените на счетоводния софтуер варират, като за повечето облачни системи те се плащат месечно, като абонамент.
При облачният счетоводен софтуер трябва да внимавате, защото няма гаранция, че данните ви няма да се загубят. Затова е хубаво да правите резервни копия периодично, които да съхранявате локално – на ваш компютър, флашка или друг носител.
Най-удачният избор на счетоводен софтуер за малкия бизнес са програмите Sage 50 или Sage Instant. Те имат както настолна версия, така и облачна. Проблемът тук обаче е, че са скъпички, което за повечето предприемачи е голям недостатък.
Ако обаче проучите малко повече, можете да намерите безплатен софтуер като TAS Basics, който е изработен отново от Sage. Той ще ви помогне за основното счетоводство на бизнеса ви, но ако смятате да се развивате, ще трябва да заложите на нещо платено.
Удачно ли е да наемете счетоводител?
Квалифициран счетоводител ще ви таксува около 40 паунда на час, но ще прави това, което и вие можете да се научите да правите със счетоводния софтуер.
Обаче да получите професионален съвет от човек с опит е безценно и вероятно ще ви спести пари в дългосрочен план, така че помислете добре.
Ако в началото за бизнеса ви е важно да няма излишни разходи, опитайте се да започнете сами и да се запознаете със счетоводния софтуер. На сайта на Британската данъчна служба (HMRC), който е hmrc.gov.uk, също можете да намерите полезни материали и съвети за справяне със счетоводството ви, попълването на данъчната декларация и плащането на данъци.
С какво може да помогне счетоводният софтуер?
Според програмата, тя може да извършва различни услуги и да помага с различни неща. Най-базисният софтуер ще ви позволи да въвеждате и следите своите приходи и разходи.
По-сложните програми ще ви помагат дори с попълването на данъчните декларации, следенето на наличностите на стоките, да пишете и изпращате фактури и дори да извършвате плащания в различни валути.
Най-добрите програми за водене на счетоводство
KashFlow – подходяща за плащания и избягване на главоболията, свързани с ДДС.
Цена – може да се ползва безплатно за 2 седмици, след това плащате такса от 18 паунда на месец.
Изгледът на KashFlow може и да ви се струва прекалено простичък, но информацията се представя ясно и достъпно. Има и опция, която проверява как върви бизнеса и дори дава съвети как да се подобри.
Полезни функции:
KashFlow се занимава с изчисляването и попълването на документите по ДДС. Избирате тази опция и програмата сама попълва документацията и я изпраща към данъчните служби.
Повечето малки бизнеси изпитват затруднения с попълването и изпращането на данъчни декларации, но с KashFlow това става бързо и лесно, без дори да напускате програмата.
Друга полезна функция е интеграцията в програмата на различни разплащателни методи, включително SagePay и Barclaycard, което значи, че информацията за сметките ви в програмата ще бъде обновявана автоматично и редовно.
KashFlow разполага и с впечатляваща и бърза функция за издаване на фактури. Много бързо можете да правите проформи и да издавате фактури, а след това да ги изпращате по имейл.
Някои счетоводни програми позволяват да се изпращат определен брой фактури за месец, но при KashFlow няма такова ограничение. Можете да изпращате колкото фактури на колкото клиенти искате, без да се притеснявате от нищо.
Програмата има и функция за въвеждане на броя на наличностите на всички стоки, които предлагате и след това ги следи, като ви информира ако някоя от тях намалее драстично.
Бизнесите, които ползват KashFlow получават телефонна поддръжка и денонощна имейл поддръжка, с отговор до 20 минути.
Недостатъци:
За някои може да бъде недостатък това, че програмата не може да се ползва от няколко потребителя.
FreeAgent – подходяща за хора на свободна практика.
Цена – започва от 15 паунда на месец за базисните функции, но има и 30-дневен пробен период.
Разработена основно за малкия бизнес или хората на свободна практика без много опит във воденето на счетоводство, програмата е много лесна за използване.
Интерфейсът ѝ използва семпли заглавия на категориите като „Заработено“ и „Разходи“, вместо трудните за запомняне счетоводни термини. Можете да организирате категориите както ви харесва, просто с едно кликване и влачене на мишката.
Полезни функции:
Програмата ви позволява да организирате и следите разходите и приходите си за всеки отделен проект, да си поставяте бюджет и ви дава информация за проектите, за да следите как върви всеки от тях.
Едно от предимствата е, че FreeAgent може да се използва от много потребители и дори може да засича работните часове.
Ако за вас работят хора, които искате да работят с програмата, например за да вписват какво са направили и за колко часа, можете да им направите профили, като те няма да имат възможността да разглеждат и променят нищо по финансите и други важни неща.
С FreeAgent можете лесно да генерирате и изпращате фактури в PDF формат, а освен това можете да изпращате напомняния при закъснели плащания по фактури.
Недостатъци:
Нямате функция за следене на наличностите на стоките ви, което я прави сравнително неподходяща за бизнеси в сферата на производството и продажбите.
Sage One Accounts – има денонощна ежедневна поддръжка.
Цена – започва от 10 паунда на месец, като има и 30-дневен пробен период.
Софтуерът е облачен, т.е. предлага се под формата на онлайн счетоводна услуга. Разработчиците твърдят, че потребителят не трябва да има какъвто и да било опит или познания по счетоводство, за да го използва.
Полезни функции:
Това е най-базисния счетоводен софтуер на Sage, който предлага основни функции на ниска цена. Подходящ е за работещи на свободна практика или хора, които имат нужда от семпла счетоводна услуга с фактуриране, данъчна помощ и информация за приходи и разходи.
Най-голямото предимство на програмата е, че идва с безплатна телефонна и имейл поддръжка, което я прави отлична за начинаещи, които не са се занимавали изобщо със счетоводство.
Заради това, че е облачна услуга, Sage One може да бъде отворена отвсякъде, стига да имате интернет.
Недостатъци:
Софтуерът не позволява транзакции в чужди валути и няма следене на наличностите.
Разработчикът Sage има и лоша репутация, заради това, че прави сложен и труден за работа софтуер.
Според критици, програмата Sage One е разработена за счетоводители, които могат да я настроят и да работят с нея лесно, но не е подходяща за бизнесмени, които искат сами да си водят счетоводството.
Ако искате транзакции в чужда валута, защото възнамерявате да търгувате международно, можете да се абонирате за Sage One Accounts Extra, която позволява това, но струва 25 паунда на месец. Услугата също предлага 24-часова поддръжка по имейл и телефон.
Kashoo – подходяща за плащания в различни валути.
Цена – 20 долара на месец или 192 долара за година, като има и 1 месец пробен период.
Програмата разполага с финансови отчети, функции за пълно счетоводство, автоматично въвеждане на обновления по банковите ви сметки и следене на разходите.
Полезни функции:
Освен фактурирането, приемането на плащания, принтирането на чекове и следенето на доклади, софтуерът е един от малкото, които работят с всякакви валути. Той ви дава възможност да работите с повече от една валута и постоянно обновява курсовете на различните валути.
Друго предимство е, че програмата може да смята различните данъци и да ви помага с попълването на данъчната ви декларация, както и опреснява транзакциите по банковите ви сметки, независимо към коя банка са те.
Kashoo предлага и постоянни отчети за това как върви бизнесът ви, както и история на транзакциите и продажбите ви.
Достъп до програмата може да получи и друг, освен вас, например партньор или счетоводител.
Софтуерът е изцяло облачен и дори има приложение за iPad за по-голямо удобство на потребителите с такива таблети.
Недостатъци:
Програмата е отлична за изготвяне на фактури и водене на счетоводство, но не е особено подходяща за хората на свободна практика, защото не могат да следят различни проекти.
VT Cash Book – базова настолна програма за непретенциозните потребители.
Цена – безплатна.
Ако счетоводството ви не е прекалено сложно и имате нужда от семпъл и безплатен софтуер, VT Cash Book може би е програмата за вас.
Софтуерът помага с воденето на счетоводство, можете да следите приходите и разходите си. Няма възможност за създаване на датабаза с клиенти и наличности, също не можете да издавате фактури през нея. Просто въвеждате транзакциите си и следите парите си.
Програмата може да се използва от различни потребители и може да помогне с връщането на ДДС. Ако сте дребен търговец и искате да следите продажбите си, програмата може и да ви бъде от полза.
Полезни функции:
Ако имате повече от една банкова сметка, с програмата можете бързо и лесно да прехвърляте пари между сметките си.
Можете по всяко време да извлечете информацията във външен файл с таблици.
Всеки ден получавате доклад за транзакциите си.
Недостатъци:
Програмата е с основна функционалност, което пък я прави лесна за използване.
Данните се променят прекалено лесно, само с един клик на мишката, а когато триете софтуерът не ви пита сигурни ли сте, което увеличава вероятността да изтриете нещо погрешка.
Най-добрите безплатни счетоводни програми
Има и други безплатни счетоводни програми и услуги, на които можете да заложите, ако прецените, че ще ви свършат работа.
TurboCash е безплатна малка програма, която можете да свалите на компютъра си или да използвате облачно. Притежава всички стандартни функции – контрол на наличностите, фактуриране, длъжници и кредитори, изчисляване на ДДС, следене на приходи и разходи и др. Може да се ползва от няколко потребителя и дори от няколко фирми. Програмата може да ви се стори малко сложна за работа в началото, но разработчикът й предлага подробни обяснения за работа.
NCH Express Invoice e безплатна само за бизнеси с по-малко от петима служители, което трябва да потвърдите при всяко включване на програмата. Като функции предлага лесно фактуриране – просто въвеждате имената на клиента и детайлите за продукта и получавате готова фактура, която можете да принтирате или изпратите на имейл.
gnuCash е лесна за ползване и има всички функции, от които всеки собственик на малък бизнес би искал. Програмата е настолна и трябва да я свалите на компютъра си. С нея вървят и 40 готови финансови отчета, от които можете да се възползвате – от семпъл отчет на печалбите до отчети за загуби и цялостно финансово състояние.
Wave accounting е още една безплатна облачна счетоводна услуга, която можете да използвате, ако не ви притесняват рекламните имейли, които ще получавате от нея. Програмата има и платени надграждания, но безплатният вариант предлага достатъчно функции, сред които издаване на неограничен брой фактури. Фактурите, генерирани от програмата могат да имат и възможност за плащане на момента, което се извършва през програмата срещу малка такса. Wave accounting също така прави автоматични периодични резервни копия на данните ви, в случай, че нещо се повреди.
За всеки, който е директор на компания, или работи като самонает и се нуждае от счетоводител с професионален опит, може да се обърне към нас на имейл [email protected] и телефон 077 51 001 202.
Можете да потърсите още сега услугите на нашата компания HELP4BG, която предлага професионални счетоводни услуги, от лицензиран, съгласно законите в Обединеното Кралство счетоводител. Повече информация, вижте тук: https://iskam.co.uk/accounting-services/